合同管理:
合同管理（Contract Management），企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的。一个企业的经营成败和合同及合同管理有密切关系。企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。
概述:
合同管理全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对自己不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。
在项目管理中，合同管理是一个较新的管理职能。在国外，从二十世纪七十年代初开始，随着工程项目管理理论研究和实际经验的积累，人们越来越重视对合同管理的研究。在发达国家，八十年代前人们较多地从法律方面研究合同；在八十年代，人们较多地研究合同事务管理（Contract Administration）；从八十年代中期以后，人们开始更多地从项目管理的角度研究合同管理问题。近十几年来，合同管理已成为工程项目管理的一个重要的分支领域和研究的热点。它将项目管理的理论研究和实际应用推向新阶段。
组织设置
合同管理的任务必须由一定的组织机构和人员来完成。要提高合同管理水平，必须使合同管理工作专门化和专业化，在承包企业和建筑工程项目组织中应设立专门的机构和人员负责合同管理工作。
对不同的企业组织和工程项目组织形式，合同管理组织的形式不一样，通常有如下几种情况：
1.承包企业应设置合同管理部门(科室)，专门负责企业所有工程合同的总体的管理工作。主要包括：
参与投标报价，对招标文件，对合同条件进行审查和分析； 收集市场和工程信息；
对工程合同进行总体策划；
参与合同谈判与合同的签订，为报价、合同谈判和签订提出意见、建议甚至警告；
向工程项目派遣合同管理人员；
对工程项目的合同履行情况进行汇总、分析，对工程项目的进度、成本和质量进行总体计划和控制；
协调项目各个合同的实施；
处理与业主，与其它方面重大的合同关系；
具体地组织重大的索赔；
对合同实施进行总的指导，分析和诊断。
2.对于大型的工程项目，设立项目的合同管理小组，专门负责与该
项目有关的合同管理工作。在美国凯撤公司的施工项目管理组织结构中，将合同管理小组纳入施工组织系统中，设立合同经理、合同工程师和合同管理员。
3.对于一般的项目，较小的工程，可设合同。他在项目经理领导下进行施工现场的合同管理工作。而对于处于分包地位，且承担的工作量不大，工程不复杂的承包商，工地上可不设专门的合同管理人员，而将合同管理的任务分解下达给各职能人员，由项目经理作总体协调。
4.对一些特大型的，合同关系复杂、风险大、争执多的项目，在国际工程中，有些承包商聘请合同管理专家或将整个工程的合同管理工作(或索赔工作)委托给咨询公司或管理公司。这样会大大提高工程合同管理水平和工程经济效益，但花费也比较高。
常见问题
1. 合同内容不够严谨
合同内容不够严谨主要表现为以下几个方面：
(1)合同文字不严谨。不严谨就是不准确，容易发生岐义和误解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效的合同，应当体现双方的真实意思。而这种体现只有靠准确明晰的合同文字。可以说，合同讲究咬文嚼字。
(2)只有从合同而没主合同。是指能够独立存在的合同。从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同。没有主合同的从合同是没有根据的合同，是“无源之水”，而“无源之水” 是不存在的。
(3)不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。常见漏掉的往往是违约责任。有些合同只讲好话，不讲丑话，只讲正面的，不讲反面的，一旦发生违约，在合同中看不到违约如何处理的条款。
2. 合同签订后没有进行合同交底
很多单位在签订合同时，公司总部一级都很重视，但一旦合同签订后，对合同分析和合同交底往往不够重视，甚至忽视了这项工作，合同签订与合同执行脱节，致使合同往往被锁在文件柜或项目负责人的抽屉内，其它人员只知其相关工作职责，而对合同总体情况知之甚少，甚至完全不了解合同的具体内容，给日后合同纠纷埋下了隐患。
3. 合同执行过程中忽视变更管理
应变更合同的没有变更。在履约过程中合同变更是正常的事情，问题在于不少负责履约的管理人员缺乏这种及时变更的意识，结果导致了损失。合同变更包括合同内容变更和合同主体变更两种情形。合同变更的目的是通过对原合同的修改，保障合同更好履行和一定目的的实现。
问题原因
1. 对市场与合同的关系缺乏认识。在市场经济条件下，这是一种相互依存的关系。一方面，市场的运作需要合同。市场是靠合同动作的，市场主体各方都是靠合同去履行其权利义务的。另一方面，合同的成立必须以市场为前提。没有市场谈不上什么合同。合同是市场的产物，是市场可持续发展的动力。有些业内人士只顾到市场上承揽任务，却不去签订合同或者草率签订，结果遇上纠纷就没有协商与调解的依据，或者依据不足。
2.对合同与合同管理的关系缺乏认识。这也是一种相互依存的关系。合同管理是合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止或解除全过程的管理。合同产生在合同管理的前期阶段。在这一阶段往往受到高度重视。一旦合同签订了，合同就束之高阁了，甚至忘记了合同履行过程是实现权利义务的过程，而仅仅把它看成是生产过程。因此，合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段。但这并不是说前期阶段就没有问题。前期阶段所出现的问题，多数是由于急于签成合同而过于草率或者对发包人的迁就。
3. 企业的从业人员的合同法律意识淡薄。最明显的表现是不认识合同与合同法律的关系。订立和履行合同往往离开合同法律，缺乏依法订立和履行的意识，以致产生了合同管理上的问题，造成不少失误和损失。合同法律的作用，从宏观来说是维护社会主义市场秩序，发展社会主义市场经济；从微观来说是规范合同各方主体的行为，维护他们的合法权益。任何离开合同法律所签订的合同都是无效合同，不受法律保护。
主要对策
企业合同管理是市场经济条件下企业管理的―项核心内容，企业管理的方方面面都应围绕着这个核心而开展。在市场竞争日趋激烈的当今，加强合同管理是争取企业经济效益的最佳途径。放松工程建设过程中的合同管理，就很难取得工程盈利，甚至造成工程亏损。
摘要：
高职院校零星物资的采购是指国家创办的高职院校按照学校教学、管理的需求，依据一定的程序购买零星物资。这种单次采购因价值小、计划性不强，造成了人们对其重视程度不够，加上相关内部控制制度的不完善，使得采购合同管理的规范性有欠缺。为充分发挥采购的零星物资的作用，避免廉政风险，应加强零星物资采购的合同管理，明确合同履约责任，完善内控制度建设，提高零星物资采购合同管理的规范性。
关键词：零星物资采购；合同管理；规范性；内部控制
引言：
近些年来，国家为适应市场经济发展的要求，培养应用型合格人才，对高职院校办学加大了投资力度，促进了高职院校的发展。在政策的扶持下，高职院校得到了更多建设资金，在教学设备、仪器、办公设施等方面的物资采购日益增多。尽管高职院校按照《政府采购法》来执行物资采购，但是在部分零星物资采购的过程中依旧存在着一些问题，特别是零星物资采购合同管理的规范性不够，制约了采购来的设备物资发挥其应有的作用，而且也容易产生廉政风险[1]。高职院校必须认真研究，采取有效措施来加强零星物资采购合同管理，提高采购合同管理的规范性。
1、高职院校零星物资采购的特点与方式分析。
（1）高职院校零星物资采购的概念。
高职院校零星物资的采购是指国家创办的高职院校为满足学校教学、管理等工作需求，依据一定的程序开展对教学、实验、实习和办公等过程中一些耗材、设施、维修等零星物资和服务的购买，其单次采购的总费用一般不高于10万元。这种采购的主体是高职院校，采购的内容是高职院校办学或者办公所需设备物资以及相关服务等。除了设备设施的采购外，高职院校中的一些服务项目（如物资的报废处理、设备的搬迁、咨询服务等）也属于零星物资采购的范畴[2]。
（2）高职院校零星物资采购的特点。
高职院校零星物资采购虽然也属于政府采购的范畴，但是与一般的政府采购相比，有着不同的特点。
①单次采购的物资价值小。高职院校采购的零星物资大都是价值不大，单次采购一般在10万元以下，有的采购甚至只有一、两万元或甚至几千元。这就容易造成投标方的投标兴趣不大，特别是在设备及维修工程上，参加采购的企业不多，有时还会造成公开招标的失败。
②高职院校的零星物资采购计划性不强。虽然高职院校资金使用大都纳入了地方的`财政预算，其物质采购的资金需要在年度预算中体现，但是由于零星物资采购大都是一些临时性和突发性的物资需求，难以在前一年制定下一年度预算时加以准确确定[3]，这就容易造成年度预算中很难完全体现出零星的物资需求，也就不好科学地安排零星物资的采购计划，使得其采购的计划性不强。
（3）高职院校零星物资采购的方式。
高职院校零星物资采购由于其单次采购的价值较小，往往达不到《政府采购法》及地方采购规定中公开招标的标准；同时，它又需要利用国家资金，因此必须符合《政府采购法》的要求。采购方法一般是邀请招标、竞争性谈判或者询价以及单一来源采购。其中单一来源采购是在只有一家供应商的情况下高职院校才选用的零星物资采购方式[4]。
2、高职院校零星物资采购合同管理存在的问题。
（1）高职院校零星物资采购的合同管理。
高职院校的零星物资虽然单次采购的价值不高，但是长期累计的数量较多，其最终形成的价值也是可观的。例如，一个部门的打印机所使用的打印纸虽然不多，但是全校各个院系和部门一年累计使用的打印纸就非常多了，累计价值也较大。为了对这些零星物资加强管理，需要按照国家的法律法规和高职院校的制度，对这些零星物资采购的立项、采购方式的选择和合同的订立及归口管理、合同履行等环节实施严格的管理[5]，以保证采购合同的合法性与规范性，确保合同得到有效执行。
（2）高职院校零星物资采购合同管理规范性欠缺及原因分析。
从我国高职院校开展零星物资采购的实践来看，采购合同管理在整体上欠缺规范性（如表1所示）。高职院校零星物资采购缺乏规范性的原因，有以下几点：
①重视度不够，缺少对合同的统一管理。由于零星物资单次采购的价值小、计划性不强，造成了人们对其重视程度不足，认为能够买来使用即可，忽视对其规范性管理。在实际操作中，缺少合同归口管理部门，也未对零星物资采购合同进行统一的分类和连续编号管理。
②零星物资采购制度不够完善。高职院校简单地遵循一般的《政府采购法》的规定来开展零星物资的采购工作，往往造成不适应现实情况的难题[6]。如选择公开招标方式进行采购，因单次采购的合同价值太小，供货商往往不愿意参与公开投标。
③对采购合同的前期准备工作缺乏管理。高职院校缺少对零星物资采购的立项论证，工作准备不足，对采购的必要性以及相关采购的内容、物资的技术规格参数等研究不透彻，合同要求不明确。
④采购合同的内部控制机制不完善。高职院校采购主管部门与监管部门对零星物资采购合同的管理没有形成完善的管理体系，内部控制机制不规范，管理职责不清，合同风险控制不力，对合同的审核存在漏洞。对于影响重大或法律关系复杂的合同文本，未经组织业务部门、法律顾问、财会部门等相关部门进行联合审核。
3、加强高职院校零星物资采购合同管理规范性的对策研究。
高职院校零星物资的采购合同管理不仅关系到采购物资的有效使用，以及院校的教学与科研工作，而且也是高职院校反腐倡廉制度建设中的一项重要内容，关系到校风、党风建设，应该从党风廉政建设的高度来认识高职院校零星物资采购的合同管理，认真研究和采取有效措施来实现合同管理的规范性。
（1）高职院校要从全校廉政建设的高度来认识零星物资采购的合同管理工作。
高职院校应加强领导，明确零星物资采购管理的归口部门。为了便于实施统一管理，可由校国有资产管理部门或者单独设立的招标采购管理部门来统一负责零星物资的采购工作。
（2）建立与完善零星物资采购的合同管理制度。
从零星物资采购的立项、技术论证和采购过程管理以及合同验收、物资使用等各个环节完善制度建设，听取各院系、部门、社会采购管理部门和供货商以及招标代理机构的意见，集思广益，对不适合高职院校实际情况的采购与合同管理制度进行修改，使得采购合同管理制度能够适用于高职院校的零星物资采购。明确相关制度规定，要求各部门、院系提前做好各项零星物资的采购计划，并将其列入年度预算。
（3）采购主管部门须强化零星物资采购的合同管理工作。
由高职院校的零星物资采购主管部门统一发布零星物资的采购公告，实施统一公开招标，以避免各院系单独采购零星物资因合同价值过低，供货商投标意愿不强的弊端。主动与供货商沟通交流，合理选择采购方式，根据情况规范使用竞争性谈判和邀请招标以及询价等方式，尽量避免采用单一来源的采购方式[7]。
（4）采购监管部门应加强对零星物资采购的监督检查力度。
高职院校的纪委、监察部门以及效能建设管理部门都是零星物资采购合同的监管部门，应认真履行内部控制职责，加强采购立项、招投标、验收等环节的合同监管工作[8]。在重要和价值较高的零星物资采购中，监察部门或者校招标采购管理办公室要牵头组织采购部门、国资管理部门、财务部门等，邀请相关专家共同提前审核招标文件与评分办法，防止采购中出现违法肢解、规避招标以及评分歧视等行为。同时，监管部门要积极参与零星物资招投标和进场验收环节的监督，发现采购不符合规范要求或者采购物资不符合合同条款，要立即指出并要求相关单位及时予以整改，以确保零星物资采购合同管理的规范性。
（5）合同的归口管理。
各高职院校的专业与发展历史不同，管理机制也不一致，所设立的部门也不相同，这使得对零星物资采购的合同管理部门也有差异性。有的学校由采购管理办公室管理零星物资采购合同，有的学校由校长办公室管理，也有的院校由监察或审计部门管理。为便于统一归口管理，可设立校采购管理办公室来负责校零星物资采购合同的管理；同时采购申请部门要负责合同的执行情况管理，组织对物资进校后的检查和验收，并邀请校采购管理办公室、财务部门、国有资产管理部门等共同参与，各部门均同意验收合格后方可按照合同规定进行付款。
4、结语。
由于高职院校零星物资单次采购的价值小、计划性不强，造成了人们对其重视程度不足，加上相关内部控制制度的不完善，导致采购合同管理缺乏规范性。为确保采购的零星物资发挥其应有的作用，避免廉政风险，要认真研究采购方式，采用有效的管理对策，加强对零星物资采购的合同管理，完善内控制度，确保零星物资采购合同管理的规范性合法性。
合同文本编排格式规范
第一条 制定目的
为统一合同文本格式，规范学校合同管理工作，减少合同争议，根据有关规定，结合我校实际情况，制定本规范。
第二条 适用范围
本规范适用于以学校名义对外签订的合同。学校投资或合资设立并控股的具有独立法人资格的单位对外签订的合同参照本规定执行，格式合同、由外单位负责制作的合同以及国家另有规定的，不适用该规定。
第三条 封面格式
合同封面应注明合同签订方、合同名称及合同制作时间。合同签订方字体一般为二号黑体加粗。合同名称如“合作协议”（或“关于合作协议”）、“租赁合同”等，合同名称字体一般为一号黑体加粗。合同封面最后一行为合同制作时间，字体为小二黑体。合同签订方、合同名称、合同制作时间处于页面居中位置。
第四条 正文字体
合同正文一般采用四号仿宋字体。合同正文第一行为合同签订方，字体为三号黑体加粗。合同正文第二行为合同名称，字体为二号黑体加粗。合同签订方与合同名称应处于页面居中位置。合同名称之后为合同签订方名称及简称（如“甲方”、“乙方”），合同签订方名称采用四号黑体，并加下划线。
第五条 正文间距
正文一般采用1.5倍行距。正文中合同名称与下文之间间隔1行，签章栏与上文之间间隔2行。
第六条 结构层次
合同结构层次序数一般采用：第一层为“条”，第二层为“1.”，第三层为“（1）”。如合同条文较多，可采用如下结构层次序数：第一层为“章”，第二层为“条”（条为全文连续编号），第三层为“1.”，第四层为“（1）”。其中“第×章”字体为四号仿宋加粗，“第×章”、“第×条”与后文间隔2个字符。
第七条 签章栏
合同签章栏的必备要素包括：合同签订方、合同签订方法定代表人（或授权代理人）、合同签订时间等。其他要素包括：合同签订方地址、联系方式、开户行、账号，签订方如为个人还应注明身份证号码等。
第八条 计量单位
合同应使用国家法定计量单位。如确有需要使用其他计量单位，应同时用国家法定计量单位标明。
第九条 简称
合同内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称，简称全文要统一。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
第十条 数字
合同中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修饰色彩语句中作为词素的.数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十一条 装订
合同应左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。若装订材料大小不一致，则遵循“下对齐、右对齐”原则进行装订。
第十二条 解释
本规范由校长办公室负责解释
第十三条 生效日期
本规范自公布之日起施行。
合作协议样本
（单位） （单位）
（二号黑体、加粗、居中）
合 作 协 议
（或关于合作协议）
（一号黑体、加粗、居中）
年 月 日
（小二黑体、居中）
（单位） （单位）（三号黑体、加粗、居中）
合作协议（样本）（二号黑体、加粗、居中）
（或关于合作协议）
（合同名称与下文间隔一行） 甲方：（单位） 乙方：（单位）（四号黑体）
第一章 （正文内容字体为四号仿宋， 1.5倍行间距，“第×章”字体为四号仿宋加粗，“第一章”与后文间隔2个字符）
第一条 （第×条与后文间隔2个字符）
1.
（1）
（签字栏与上文间隔两行）
甲方：（签章） 乙方：（签章）
法定代表人： 法定代表人：
授权代理人： 授权代理人：
地址： 地址：
联系方式： 联系方式：
年 月 日 年 月 日
现代社会可以讲是合同社会。一个企业的经营成败和合同与合同管理有密切关系。因此，必须十分重视合同及合同管理。工程合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效，直至合同失效为止。我们不仅要重视工程合同签订前的管理，更要重视工程合同签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。切不可以为签了合同就万事大吉，我们要防止由于合同管理不善而遭到的惩罚。
合同是企业对外沟通的桥梁，是企业发展的命脉。现代企业中半数以上的业务都要涉及到各种各样的合同，而其中大多数的法律纠纷都直接或间接地与合同管理中的某个环节有关。友为合同管理系统以合同为管理对象，通过合同订立、执行、监督、统计及维护跟踪在规避法律风险的同时实现合同价值最大化的产品解决案。
合同风险是客观存在的，它是由合同标的的特殊性、合同履行的长期性、多样性、复杂性以及建筑工程的特点所决定的。合同的客观风险是法律法规、合同条件以及国际惯例所规定的，其风险责任是合同双方无法回避的。本文根据个人的工作实践和体会，对当前施工企业存在的施工合同风险及防范措施谈一些个人观点。
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建设工程施工合同管理是建立和维持建筑市场经济秩序的重要手段和有效方法，它在规范建筑市场管理、完善市场竞争机制、提高工程质量、降低工程造价和缩短工程工期等方面都发挥着十分重要的作用。
建设工程施工合同是发包人与承包人之间为完成特定的工程项目，明确双方权利义务关系的协议，是工程实施阶段约束承、发包双方行为的法规性文件，也是承、发包双方在工程施工过程中最高的行为准则。由于建筑市场实行的是先定价后成交的期货交易，其远期交割
的特性决定了建筑行业的高风险性，同时，建筑工程具有规模大、工期长、材料设备消耗大、产品固定、施工生产流动性强、而且受自然和社会环境因素影响大等特点，因此在目前建筑市场处于买方市场的情况下，施工合同条件过度地向发包人倾斜，使得承包人承担了过多的风险，严重制约了施工企业的发展。
工程合同在建设工程中占据着中心地位，体现了相关的法律法规和惯例，规范了当事人的权利、责任与义务以及工程实施过程中的风险分担，是建设工程参与各方实施工程管理的重要依据。合同的签订和管理是搞好建设工程项目的关键。没有合同意识，项目整体目标不不明；没有合同管理，项目不可能实现预期目标。
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