入伙方案

入伙方案

为了保障财润·山海观业主顺利入伙，结合入伙现场和公司的基本情况，特制定以下入伙方案： 一．准备入伙收楼时间

2016年 5 月 日至 5 月 日，上午 8:00 —下午 5:30 。 二、发布入伙公告和邮寄入伙通知书，通知业主入伙 1、入伙公告发布 入伙公告发布时间： 入伙公告发布负责人： 入伙公告发布形式： 入伙户数：300户 入伙地点： 8#楼大堂 2、邮寄入伙通知书 入伙通知书邮寄时间： 邮寄负责人：

入伙指引：详细说明业主应交款项和应携带的资料

3、入伙前需根据《入伙通知书》中约定的入伙时间顺序，再次电话通知。 三、入伙收楼方式

1、采取集中办理的方式，现场安排接待签到、验证组、收费组、签约组、验楼组等工作人员，后勤服务人员，负责钥匙、资料整理等工作，及时配合现场入伙工作的开展。

2．为业主办理验房手续时，由营运部、项目工程部携带验楼工具陪同业主验楼，按业主要求进行验楼的具体操作。

3．在入伙收楼期间，由营销部、法务、项目工程部、物业部、营运部各派一名负责人组成应急处理小组，负责业主的突发事件处理；由总包单位会同各口施工单位人员组成工程整改组，负责回复业主工程整改问题，物业客服部、营销售后负责处理现场业主咨询及投诉事宜。 四、入伙人员安排与岗位职责

1、由地产开发商牵头，成立入伙工作筹备组，对入伙进行全面的统筹、安排。地产营销、企划部、工程部、法务部、物业部、营运部共同合作、分工进行。 2．组长： 副组长： 成员：（见附表）

3、入伙筹备组织架构图 引导组

1、入伙筹备小组组长：负责入伙整个现场管理、人员调配、突发事件处理、协调入伙其它相前事宜； 2、入伙筹备小组副组长：协助筹备组长，保障入伙顺利进行；

3、应急协调组：由地产营销部、项目工程部、物业部、营运部相关负责人组成，负责入伙现场的协调安排和处理业主疑难问题的沟通协调，协助处理突发事件和一般事件；

4、签到引导组：负责业主身份确认、签到，引导业主办理入伙手续；

5、开发商资料组：产权代办手续，收取办理产权的相关资料，缴纳办理产权证所需费用； 6、物业财务组：负责收取办理托收管理费所用的身份证复印件和各项费用；

7、资料签订组：负责签署物业管理相关文件，发放《住宅使用说明书》、《房屋质量保证书》等相关文件，《收楼表》签字确认； 8、钥匙发放组：负责钥匙的保管、分类、快速发放，并做好记录；

9、验房交接组：由工程和营运专员组成，负责带领业主进行物业的验收，水、电、燃气表读数的抄录，认真填写《房屋验收记录表》； 10、遗留问题接待组：由项目工程部和营运部工作人员组成，负责接待业主遗留问题跟进，钥匙托收，遗留问题跟开发商跟进；

11、秩序维护组：负责入伙现场秩序维护，负责控制无关人员进入现场，保障入伙现场的安全；指挥引导车辆停放，并保障车辆安全；负责突发事件和消防安全

事件应急；

12、后勤保障组：负责入伙现场业主接待、安排，配合其他工作人员完成临时任务。

人员分组及分工安排

序号

组别

负责人

组 员

位 置

职 责

物品或资料

备 注

入伙筹备小组副组长 应急协调组 入伙筹备小组组长 开发商资料收费组 资料签订组 钥匙发放组 验房交接组 遗留问题接待组 秩序维护组 后勤保障组 1.制定入伙的各类文件、资料、方案等； 1 组长 2.组织入伙工作。 3.负责入伙整个现场管理、人员调配、突发事件处理、协调入伙其它相关事宜。 2 副组长 应急 协调组 协助筹备组长，保障入伙顺利进行。 由地产营销部、项目工程部、物业公司工作人员组成，负责入伙 现场的协调安排和处理业主疑难问题的沟通协调，协助处理突发 事件和一般事件 1、查验业主有关证明手续，留存业主身份证复印件或《委托书》4 开发商签约组 原件、代理人身份证复印件、签到； 2、产权代办手续，收取办理产权的相关资料； 3、礼品发放 4、合同领取 5 开发商财务组 1、 产权代办费收取 2、 有线电视初装费收取 1、预收12个月物业管理费 6 收费组 2、水电周转金 3、有线电视初装费 4、收取身份证复印件、业主及家庭成员照片 7 资料 签订组 1、发放《业主手册》《装修手册》《住宅质量保证书》《房屋使用说明书》； 2、签署《业主资料》 1、负责钥匙的保管、分类、快速发放，并做好记录。 2、业主资料签订完毕后发放钥匙 3、托收钥匙，做好记录，便于维修。 4、回复业主需整改问题的责任分工或整改期限； 《办理房地产转移登记的通知》、复印机、金融联刷卡系统及其它所需物资 《委托银行代收款协议书》资金要做好防抢发票、收据。金融联刷卡系统联系 《业主手册》《住宅质量保证书》《房屋使用说明书》《装修手册》、《消防安全责任书》、《业主住户家庭情况一览表》等 钥匙、钥匙扣、钥匙领用登记表 《钥匙委托管理协议书》 准备，现金及时存入银行 签署资料必须由业主或其代理人亲自用黑色签字笔签署 钥匙提前仔细核对，保证每把钥匙都能打开 《入伙业主签到表》 《入伙办理流程表》 3 8 钥匙 发放组 5、安排施工单位整改、维修，并将整改的情况及时反馈给物业公司。 6、做好业主入伙后返修工作的钥匙留存和管理工作 1、引导、协同客户对其所购房屋进行验收并签署《房屋验收记录表》 9 验房 交接组 2、对客户同意接收房屋记录水表、电表、燃气表的底度； 3、对业主提出需整改的，在《房屋验收记录表》上予以记录，并签署《房屋交付确认单》 4、 督促整改，修复后通知业主再次验收。 1、负责入伙现场秩序维护，负责控制无关人员进入现场，保障入伙现场的安全，做好防抢、防爆准备； 2、指挥引导车辆停放，并保障车辆安全； 3、负责突发事件和消防安全事件应急。 4、负责整个小区游泳池、样板房、假山等处安全看护 5、禁止没有安全措施或非施工人员进入施工工地。 6、现场卫生的清洁 1、每天核对所有资料的完整、正确情况并整理归档； 11 后勤 保障组 2、对资料缺少、错漏的情况及时通报，并落实完整； 3、每天收楼的业主清单递交管理处归档。 4、负责入伙现场业主接待、安排，配合其他工作人员完成临时任务。 茶水 《房屋交付确认单》是证明业主已同意收楼的最直接有效依据，要妥善保管及时存档。 配足相应的工具 尽可能满足业主的验房要求并由工作人员进行操作，非结构等重要问题，尽量说服业主同意收楼 秩序 10 维护组及现场保洁 警戒线、灭火器、警棍、手套、保洁用品等 入伙方案

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入伙方案 2、入伙手续

（1）接待：业主持入伙通知书或购房合同等签到，发放《入伙流转单》；

（2）验证：开发商检验并收回业主已签字确认的《入伙通知书》、购房缴款收据或购房合同、按揭合同业主身份原件（业主委托授权书和代理人身份证原件各2份），并将业主身份证或业主授权原件及代理人身份证复印二份；并收集办理产权的相关资料，收缴办理产权证所需费用，办理完毕后在《入伙流转单》上签章，业主持此表到物业管理单位继续办理物业入伙手续；

（3）签约：业主和物业管理单位签署《消防安全责任书》等文件，领取《业主手册》、《装修手册》、《住宅使用说明书》、《房屋质量保证书》等文件；发放钥匙，填写《收楼表》，签字确认。 （4）交费：财务人员事先准备好《委托银行代收款协议书》与《物业管理收费清册》，该清册中须列明房号、业主姓名、建筑面积、收费标准、月管理费金额、首交3个月的管理费金额等；财务人员按《物业管理收费清册》审核、计收管理费和水电周转金；与业主办理《委托银行代收款协议书》；办完收费手续后，财务经办人员在《入伙流转单》收费签名栏上签章。到钥匙发放处领取钥匙，同时，安排验房组人员等候带领业主验房。

（5）房屋验收：抄录水、电表，填写《房屋验收记录表》，业主核对无误后签字确认；物业人员应尽可能按业主需求进行验房的具体操作，对不符合收楼标准的事项做好记录，协助业主填写整改事项，对不影响主体结构的问题，尽可能说服业主签署同意收楼意见。 （6）房屋遗留问题：交建设单位处理，业主需存放钥匙用于维修；

（7）资料归档：业主入住手续办理完结之后，物业管理公司应将相关资料及时归档。

（8）现场应急：由地产营销部、项目工程部、物业公司工作人员组成答疑应急组，解答及处理入伙过程中的各类问题。

六．入伙收楼现场的布置：

1、在停车场设置入伙业主专用停车位和停车导示牌。

2、在迎宾大道处设置一块欢迎业主入伙的桁架，安排物业安防人员引导业主到交房中心办理交房手续

3、小区主入口及前往交房中心的两侧大道插彩色条旗。 4、在交房中心门口布置一块欢迎业主入伙的桁架

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入伙方案

5、入伙现场安排接待签到、开发商资料组、资料签订组、收费组四张桌子，配有指示牌。 6、入伙收楼现场区域适当布置彩带使入伙收楼现场氛围热烈。 7、楼栋入口全部铺上红地毯。

8、入伙收楼处应将竣工验收合格证明文件《房屋竣工验收备案表》《房屋综合验收合格证》《物业公司营业执照》等文件放在显眼处公示；准备好房地产登记机关认可的测绘机构出具的预售面积测绘报告和竣工面积测绘报告，以备业主查阅。 9、准备好入伙收楼时的资料袋、钥匙扣。

10、备好照相机拍照，留作日后宣传使用；准备好一般的急救箱备急用。

11、提供各种户型竣工平面图、结构图和水电线管分布图供业主索取，以便业主接下来的装修设计工作开展。

七、入伙收楼期间上下班时间要求：

1、各岗位正常上班时间为8：30—18：00，中午两班轮换用餐。

2、清洁工作人员早7：00 上班，做好现场清洁，随时保洁，其他岗位人员提前20分钟到达现场，

整理好仪容仪表，整理好各种文件资料，下班前把业主签署的文件整理归档存入档案柜设专人保管，并于下午6：30前汇报总结当天入伙收楼情况。

3、各岗位准备工作：

1）验证、签约组，将收回资料按顺序房号整理好。

2）每天按照安排入伙业主的数量准备充足的入伙资料，并把业主需要签署的文件按顺序和单元编号整理好装袋。

八、入伙收楼前的准备工作： （一）管理处 1、客服部：

1）入伙收楼资料的印刷；

2）负责现场办公用品（文具、桌椅、工作牌等）； 3）准备饮水机、杯、水等；

4）现场布置物品（指示牌、条幅等）； 5）装饰品、宣传品等； 6）人员服装的准备； 7）应急药品。

8）资料的提前装档案袋工作；

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入伙方案

9）专人负责钥匙管理，提前对各单元的钥匙进行校对，保证每个入户门都很好打开； 10）配合营销部做好入伙收楼现场的布置； 11）联系公司其它部门落实工作责任、操作流程； 12）会同工程部对员工进行入伙工作培训、入伙收楼演练； 13）与营销部联系准备好《入伙业主清册》； 14）负责联系项目部做好小区的清洁开荒工作； 15）负责收集编写《入伙百问》标准答案；

16）邀请有线电视、电话、宽带、燃气、银行等单位现场办理开户手续； 17）业主室内卫生要全部提前检查。 2、财务部：

1）业主入伙收楼时应交款项的核对；编写《物业管理收费清册》，该清册中需列明房号、业主姓名、建筑面积、收费标准、月管理费金额、首交12个月的管理费金额等； 2）各种票据的准备；

3）入伙收楼收款员的准备工作；

4）与银行协商办理业主存折开户及代缴费用事宜； 5）金融联扣款系统（现场刷卡交费）。 3、工程部：

1）熟悉房屋情况，准备好解答业主提出的有关问题； 2）组织返修小组，准备返修工作；

3）核对水、电和气表标识与相对应的房号。

4）带领业主前往所属房屋进行房屋查验（如人手不足，由管理人员协助带领） 4、秩序维护部：

1）提前预测入伙收楼过程中可能发生的突发事件，准备相应的预防及应变措施； 2）做好业主装修入住期间的安全防范计划等。 5、保洁组：

1）安排好入伙期间保洁人员区域分工，保证入伙现场环境良好；

2）提前将入伙现场彻底打扫干净。 （二）地产公司 1、营销部

1）编订《业主入伙清册》交与物业公司；

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入伙方案

2）确定入伙时间、入伙业主，邮寄《入伙通知书》《入伙须知》，以电话或其他方式通知业主入伙； 3）会同物业公司策划入伙现场的布置及气氛的营造；

4）提供在售楼期间业主较多关注的问题给物业公司，以便物业公司编写《入伙百问》；

5）入伙收楼过程中工作人员的就餐事宜等。 6)采购赠送业主的礼品。 2、工程部

1）编制《住宅质量保证书》《房屋使用说明书》； 2）确定参加入伙现场工作的工程师名单，交入伙筹备组；

3）联系施工单位，以便在入伙验房发现工程问题时，第一时间答复业主及有效落实整改； 4）协助物业公司办理供水、供电合同的权属转移； 5）协助物业公司办理水、电抄表到户事宜。

6）提供各种户型竣工平面图、结构图和水电线管分布图。 3、项目开发部

1）提供《竣工验收备案回执》《预售面积测绘报告》《竣工面积测绘报告》；

2）提供《建设工程用地许可证》《建设工程规划许可证》《建设工程施工许可证》加盖印章的复印件；

3)组织现场抢修小组，各班主至少安排2人，负责对业主验房过程中产生的小问题、易处理的工程问题予以现场抢修（工序简单的，工时在20到30分钟左右） 九、入伙收楼现场预测突发事件及应对方法： 1、客户太多，造成现场拥挤。 原因：

A．部分客户没有按约定时间前来入伙收楼； B．其中某些部门工作量大，人手不够。 处理方法：

A．增加秩序维护员维护现场秩序；

B．分流业主，销售人员带领业主参观楼盘，部分另行约定时间入伙收楼； C．先给按约定时间前来的业主办理入伙收楼手续；

D．调派人手增援受阻部门，并做好业主思想工作，安排他们留下等候。 2、业主验收房屋后有较大投诉。 原因：

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入伙方案

A．实际入伙收楼标准与合同标准有出入； B．单元设施、设备有不尽人意的地方； C．收房条件问题。 处理方法：

物业部工作人员应将业主带到VIP室并通知上级领导，然后详细倾听业主意见，做好记录，并为业主尽快解决问题。

3、入伙收楼的业主对房屋进行验收时存在异议。 原因：

A．验房实际情况与合同交楼标准存在不符合现象； B．环境配套不完善； C．不能进行正常的装修活动。 处理方法：

根据业主所提意见，做好记录，确实存在问题的，上报营销或工程部，为业主尽快解决问题。

十、遗漏工程返修工作的跟进

1、统计整理：

由管理处工程部负责现场记录和事后整理。 2、及时移交

每天定时由专人将整理的资料移交给发展商的工程部，由其分单给各施工队，并尽可能在业主要求的日期内完成。如有疑问，应及时联系管理处工程部或业主，避免耽误业主的入伙收楼时间。 3、现场监督、跟进

由管理处负责，每日由秩序维护部、工程部、客服部人员定期进行现场巡查，监管现场的文明施工等行为，避免损坏现场已交付的物品，影响其他业主的入伙收楼。 4、联系业主复检

由管理处客服部负责，定期联系施工队，了解工程返修的进度和状况，及时与业主沟通，争取业主的配合。 5、后备材料的贮备

对入伙收楼期间业主反映较多的遗留问题，应要求施工队备足相关材料，避免因材料的不足延误时间，影响发展商的信誉。

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入伙方案 十三. 其它事项

1、入伙的整个过程按办理流程的顺序进行，《业主收楼表》及收楼相关资料上经办人办理完相应手续后必须签署姓名及日期；

2、业主的签名必须由前来办理手续的业主本人亲自签署，若房屋的业主是2人或以上必须本人同时签名，不得代签、少签；若其中1人无法前来办理时，必须持公证的授权委托书或事先到物业公司办理代办入伙的授权委托书，但在办理入伙签名时，需注明是代签；

3、选一独立办公室作为特殊客户接待处（VIP室），所有员工应积极并及时引导情绪激动的业主至VIP室并交由专人接待处理，避免业主之间互相影响；

4、所有问题必须有文字记载，并且及时跟进、落实、反馈和回复；

5、每日工作完成后由营销策划部、工程部、承建单位、物业公司联合召开“碰头会”，针对入伙过程中业主询问的热点、难点，以及入伙存在的问题进行讨论，现场不能解决的问题，由管理处汇总报各相关部门，各相关部门必须在第二天上午8点以前给予回复；

6、如现场工作人员不足，应及时向协调组报告，由协调组进行调配； 7、入伙前所有发放和签署的资料全部装袋，现场准备车辆和司机以备应急；

8、所有对讲机使用耳机，避免客户听取通话；敏感的通话应避开客户，注意保密工作； 9、所有资料、文件必须用黑色签字笔填写或签署；

10、所有参加入伙的工作人员每天必须按规定时间到岗，统一穿着工作服、佩戴胸牌和工作证（答

疑应急组除外）。

11、所有参加入伙的工作人员要经过礼节礼仪、收楼技巧、收楼流程等培训考核。 12、安全防范措施计划要周密，防止车辆、资金、人员、消防等安全事件。

现场布置及交房时所需物资清单

序号 1 物品名称 “财润山海观交房中心”行价桁架 2 “房屋交付流程、装修流程”桁架 3 公示牌 相关文件1 交房中心门口 各1 红底白字， 用途 交房中心门口 数量 1 单位 规格 红底白字， 11

入伙方案

展示（综合验收合格证、竣工验收备案表、物业收费内容展示） 2 “财润山海观房屋入伙”拱门 3 彩旗 小区大门口 用于小区主干道通往交房中心沿道两侧装饰 4 停车引导牌 小区大门口至地下车库斜坡 5 红地毯 楼栋门口至电梯厅 6 拉丝彩带、塑料花 交房中心布置

1 60 面 3 个 立式KT板 米 50 粒 交房中心所需文具及物品类 1 2 桌子 椅子 等候区及办事区 3 饮水机+1次性杯子 饮水机1台，口杯5串

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5 20 张 张 入伙方案 4 5 6 7 8 9 10 11 打印机 A4纸 碳素笔（0.5） 档案袋 钥匙扣 钥匙箱 发票打印机 应急药品+药箱 风油精、创可贴、红药水、纱布、跌打药等 12 13 14 15 16 17 中、小号燕尾夹 回形针 无线POS机 A4板夹 电脑 桌牌（三角牌） 地产资料核验组、地产财务组、地产签约组 物业签约组、物业钥匙管理组 验房组 物业财务组 1 5 2 300 300 5 1 1 台 包 盒 个 个 个 台 套 60位/个 各5 5 1 4 1 7 盒 盒 台 个 台 个 13

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档案盒 300 个 14