企业招投标档案管理的现状分析及规范管理的对策

邱玲

【摘 要】随着招投标在工程建设、货物和服务采购等领域中的广泛应用,招投标档案快速增长,档案管理工作的重要性日渐凸显.通过对企业招投标档案管理的现状分析,从而提出了规范招投标档案管理的对策建议. 【期刊名称】《甘肃科技》 【年(卷),期】2013(029)011 【总页数】3页(P90-91,125)

【关键词】招投标档案;重要作用;现状分析;问题成因;对策研究 【作 者】邱玲

【作者单位】甘肃土木工程科学研究院,甘肃兰州730020 【正文语种】中 文 【中图分类】TU723.2

我国《招标投标法》颁布以来，招投标在工程建设、货物和服务采购等领域得到了广泛应用，招投标档案也随之快速增长，档案管理工作的重要性日渐凸显。因此，正确评价我国企业招投标档案管理的现状，深入分析问题产生的原因，明确解决问题的对策和基本思路，对进一步规范招投标档案的管理工作和企业招投标业务的可持续发展具有十分重要的现实意义。 1 招投标档案管理工作的重要作用

1.1 招投标档案具有凭证价值

招投标档案是企业围绕着招投标项目准备、开标、评标和中标等一系列业务活动形成的原始记录。俗话说“空口无凭，立子为证”，这里的“字”，往往就是指文书即档案，由于其真实可靠，是令人信服的证据，因此能够保护企业、员工、业主合法权益不受侵害，明确各方面的责任，减少不必要的纠纷。档案原始记录的特性决定了档案的凭证价值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的权威性。 1.2 招投标档案具有参考价值

招投标档案产生于建设工程招投标活动领域，因此最明显的特点是建设项目成套性，即一个建设项目的档案是有机联系的整体。倘若没有相应的档案可考，建设项目往往会由于计划不当、管理混乱，以致于造成不应有的损失。大量实践经验可以证明，企业在日常业务活动中重视档案工作，就会通过日积月累增加更多的信息量，在主管部门检查、招标业务开拓、特别是同类招标项目运作方面就会更大程度地发挥着更重要的作用。因此，招投标档案是企业业务活动中不可或缺的重要文件材料，对于其业务运行具有重要的参考价值。 2 招投标档案管理工作的现状和成因分析

现阶段，很多招投标企业对档案管理工作不够重视，档案管理资源不足和管理手段不高，究其原因主要表现在以下几方面。 2.1 档案管理意识淡薄

从企业的发展来看，经营业绩和经济效益是企业的命脉。从这个角度来说，档案不能直接为企业创造经济效益，档案管理工作也难以带来立竿见影的效果。因而造成人们对档案管理工作的价值认识不足，对其作用把握不准，“重经营，轻档案”的意识普遍存在，因此在实际工作中，招标代理机构往往片面地追求最大利润，而忽视了档案管理工作在企业发展中的重要性和必要性，这种淡薄的档案管理意识，使档案管理工作得不到应有的重视，严重制约了企业档案管理工作的规范化发展。

2.2 档案管理人员专业化程度低

当前大部分招投标企业没有配备专职的档案管理人员，很多档案管理人员既不是档案专业出身的专职人员，有的企业的档案管理人员甚至是办公室文员兼职或是临时配备的，既没有岗前教育，也没有系统培训，因此缺乏主动意识和业务专业知识，表现在工作中积极性不高、责任意识欠缺、他们没有明确的全程管理思想，所以在具体事务中不能够正确把握住招投标过程中的关键性“节点”，缺乏必要的流程控制，致使一些具有保存价值的招投标过程文档没能及时“捕获”。这样不仅会造成招投标档案管理的整体质量下降，而且也会给日后的招投标档案资源的开发利用带来不良影响。 2.3 档案的完整性不够

招投标档案是每个招投标项目活动的完整的、系统的历史记录，是招投标业务活动中形成的各种有保存价值的文件材料构成的有机整体。但是，从目前一些企业的招投标档案管理的实际情况来看，因为缺乏对招投标项目存档文件范围的必要制度规定和相关措施，因此档案不齐全、不完整等情况仍大量存在。

招投标档案未形成时，档案资料都散落在各经办人手中。由于档案资料琐碎，且不直接产生经济效益，而招投标工作程序又非常复杂，业务经办人员工作量大，其绝大部分精力集中在具体的业务活动中，对资料的收集反馈一般都是被动应付，以致于经常造成招投标项目档案缺失、不完整的情况发生。 2.4 档案管理手段落后

随着科学技术的进步，计算机和网络技术在企业经营管理中广泛应用，虽然目前不少企业已将计算机技术应用于档案管理，但多数仅限于对招投标项目档案目录的输入、输出和检索，而对档案的信息数字化应用甚少，致使查阅利用相关信息时，只能靠翻阅原始资料查找，这样不仅消耗了更多的工作量，而且很容易造成原始档案的破损。

2.5 档案管理的规范化程度不够

目前，我国针对招投标档案管理所提出的要求和规定都比较模糊，《招投标法》在第三十六条中提到“开标过程应当记录，并存档备查”;《实施条例》在第五十六条中规定“招标人或者其委托的招标代理机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年”。由于目前国家尚未出台统一的招投标档案管理规范，加上许多小型招标代理机构人员少、业务多、工作量大，使得招投标档案管理工作远远滞后于招投标活动的发展速度。这种粗放式的法律法规规定，存在着较大的主观随意性，使招投标过程中档案资料的收集、整理和归档没有一个统一标准可循，招投标档案管理工作成为一个薄弱坏节。 3 规范招投标档案管理工作的对策建议

针对以上分析，要规范企业招投标档案管理工作，需得从以下几方面入手。 3.1 增强意识，主动参与

招投标项目档案管理工作首先要得到业务部门领导的高度重视，把档案管理工作列入部门工作日程，定期开展资料整理检查与监督，并加强业务人员对档案工作重要性的认识，形成业务人员重视档案，支持档案并自觉参与档案的管理工作。 3.2 强化业务，提高能力

抓好档案管理人员的岗前培训，提高档案管理人员的业务知识，让档案管理人员上岗之前就懂得在哪个环节收集哪些资料。档案管理人员要改变坐、等、靠业务人员上门送资料的现状，在资料收集中做到“三勤”，即“勤收集、勤督促、勤检查”，使文件材料能够按时归档。 3.3 注重收集，加强管理

一方面，业务经办人要及时收集、保存招投标过程中产生的各种文件资料，确保文件资料的有序形成，并定期对文件材料进行清理检查，将具有保存价值的文件材料交档案管理人员;另一方面，档案管理人员要加强与业务部门的沟通与协作，积极

开展招投标档案管理综合检查，加强招投标档案的立卷、归档、保管和销毁，确保其存放有序，查阅方便，严防损毁散失。 3.4 完善信息录入，提高检索水平

在运用计算机录入信息时，应针对每个招投标项目设置一份项目基本信息表，不仅要输入招投标项目档案目录，还要对存档文件资料的关键性内容(如工程规模、委托单位、开标时间、中标单位、中标金额等)一一录入，以便快速提供较全面的信息查询服务。

3.5 健全制度，规范管理

建立完善招投标档案管理工作制度，做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定：1)根据招投标业务特性，执行招标项目档案由经办人收集、整理、归档、档案管理人员集中保管。2)招投标档案应当设专人管理，档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，维护招投标档案的完整、准确与安全。3)招投标档案资料移交档案管理工作人员时必须齐全完善，整理规范，归档的招投标档案资料应完整、准确、图形清晰、字迹工整。4)档案管理人员在收到归档的招投标文件材料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、装订、归档和集中管理工作，归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录。5)建立健全招投标档案借阅制度，凡查阅或借阅招投标档案必须履行登记、签收、注销制度。借阅的档案不许拆卷、抽页、涂改、转借，应按期归还，防止丢失。6)招投标档案管理人员离开工作岗位前，应当按规定移交招投标档案资料，不得擅自处理或带走。7)推行招投标项目档案以计算机保存为主，纸质、电子文档并存，做好招投标档案的数字化存储工作，逐步实现招投标项目档案电子化。

总之，做好招投标档案管理工作是一个招投标企业健康发展的需要。首先我们要从宣传招投标项目档案的重要性入手，加强各级人员的重视程度，确保档案的完整、准确。其次在档案管理过程中，档案管理人员不但要加强责任心，更要及时总结，

不断创新，更加科学地管理好档案，使招投标项目档案管理向着规范化管理的轨道健康发展。

【相关文献】

［1］王英玮，陈玉清.企业招投标档案管理的问题与对策研究［J］.中国档案，2010，20(6)：14 －16.

［2］薛匡勇.档案收集工作理念探索［J］.北京档案，2009，19(12)：20 －22.