公司费用报销管理制度

费用报销管理制度

第一章 总则

第一条 为了加强公司内部管理，规范公司费用报销流程,合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条 本制度根据公司的实际情况，将费用报销分为办公用品费、交通费、差旅费、通讯费、招待费、物业管理费、水电费等。

第三条 本制度适用公司各部门。

第二章 费用报销流程

第四条 原始凭证有效性的规定 一、报销人应取得真实合法的原始凭证

（一）有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。

（二）财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；

（三）邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单； 二、发票的真假辨别：发票专用章的单位名称必须和网上注册的单位名称一致。

三、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据报销（总额不超过报销金额的5%）；对于既没发票，也没收据的，一律不予报销；

第五条 费用报销单填写及票据粘贴要求： 一、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；

二、业务员差旅费报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）；

三、各票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；

四、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；

1

五、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列；

六、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额； 七、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；

八、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导批准才有效；报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销。

九、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；

十、出租车票据需注明业务发生时间、起止地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有部门主管签字确认；

十一、办公用品等常规性费用支出，按月结账（谁用谁签字，所有业务支出均以银行转账形式支付）。

第六条 在一个预算期内(一个月)，各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算部分不予报销。

第七条 费用报销基本流程：

经办人填写报销单－部门负责人审批－会计主管审核报销凭证－财务负责人审批－总经理审批－出纳审核并付款－经办人签字领款

第八条 报销时间的规定

1、为了提高费用报销工作效率，各部门应在每月10号后派专人将费用报销单递交到财务部,15号之前财务部完成审核并付款，逾期一律不予受理。

2、超过两个月以上（含两个月）的费用将不予报销，视自动放弃。 第九条 差旅费报销

一、公司业务人员因公外出所发生的交通费、差旅费、通讯费、住宿费、招待费等按规定标准在限额内实行实报实销，超出标准部分自行承担。 二、差旅费报销标准 项 目 住宿标准 地区类别 一类地区 二类地区 三类地区 市内交通 一类地区 二类地区 2

报销标准（元/天） 280 260 220 50 40

三类地区 一类地区 伙食补助 二类地区 三类地区 火车 交通工具 轮船 飞机 30 50 40 30 硬卧、动车、高铁二等座 三等舱 经济舱（6折以下，超支自负） 1.一类地区：直辖市（北京、上海、天津、重庆），经济特区（深圳、珠海、厦门、海南、汕头），沿海四个省会城市（广州、福州、杭州、南京）和青岛市。 2.二类地区：除上述城市以外的其他省会城市和广东、福建、浙江、江苏、山东等五省的地级市。 3.三类地区：除上述一、二类地区以外的所有地区。 备 注 三、差旅费报销规定

（一）员工出差住宿一般以当地的经济型酒店为主，住宿为标间。员工双人同性出差应同住一间。

（二）部门经理（含）以上人员自驾车出差的陆路交通费，可实报实销；部门经理以下人员原则上不准自驾车出差，如有特殊情况需自驾车时，经总经理批准，方可报销。

（三）公司领导出差住宿费标准可适当放宽。员工随同公司领导一起出差的，住宿标准可由领导按实际情况酌情确定，但不得超过同行领导的住宿标准。

（四）出差期间由对方接待或公司业务招待费安排的，伙食补助和交通费不得再报销。

（五）因公出差的员工需预借差旅费的，须凭批准的“出差申请单”按规定可预借2000－5000元。试用人员出差借款须由部门经理担保，视同经理借款。

（六）出差结束后应在3个工作日内凭批准的“出差申请单”办理差旅费报销手续。逾期不办理者, 财务部将以出差人员的工资冲抵个人借款。

（七）员工差旅费一律凭证报销，不得虚报、冒领，如有虚报、冒领情形的，一经查出，除追回报销款项外，将视情节轻重按公司有关规定予以处罚。

第十条 办公费用管理

1、办公费用包括：电脑耗材、低值易耗品、印制名片、邮寄、书报等费用。各部门经理对本部门的办公费用负有监管和控制责任，行政人事部对整个公司发生的办公费用负有监管和控制责任。

2、办公用品采购由行政人事部统一负责。

3

3、各部门工作所需用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报部门经理审批后，由行政人事部统一印制。

4、各部门所需办公用品，在每月5号前编写“办公用品计划书”，经部门和公司领导审批后交由行政统一采购；

5、 各部门所需购置的办公用品，统一到行政人事部领用，并办理领用登记，同时记入部门费用；

6、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

7、个人领用的办公用品要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。

8、公司办公费用报销必须严格按公司费用审批程序执行，对各部门每月超出预算的所有办公费用将不予审批；

第十一条 业务招待费管理

1、招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等。

2、各部门因公招待必须事先申请总经理批准，如有特殊原因，必须事先电话请示批准，原则上不允许事后补报。

3、招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。

4、其它非公招待客人一律个人承担 。 第十二条 交通费

1、市内办理业务人员原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况下需要乘坐出租车的，必须事先取得部门经理的批准,报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。

2、交通费在200元以内的，每周四统一报销。超过200元的，可以随时报销。

第十三条 通讯费

1、员工因公发生的通信费用实行限额内实报实销制度：总经理的通信费用实行实报实销制度；部门经理通信费用最高限额是 元/月；业务人员通信费最高限额是 元/月；主管级人员通信费 元/月，一般员工根据岗位需要报销标准 元/月，超出限额的部分一律自行承担;

4

2、报销人员在进行话费报销时，必须提供正规的、实名通信缴费发票，充值卡发票一律视为无效发票；

第十六条 培训费

1.培训费用由行政人事部统一进行预算、统一管理、统一安排。 2.费用发生前使用部门应向行政人事部申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经行政人事部门审核，总经理批准后执行。

3.费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。 第十七条 会议费

1.各部门因工作需要参加各种会议的，应写申请报告，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，后附“会议邀请函”，经部门负责人核实、总经理签字后方可参加，会议结束后应及时到财务部办理报销手续。

2.参会人员应严格控制费用开支，不得无故超支和浪费资源，厉行节约，反对铺张浪费；

3.会议结束后5日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附经审批的申请报告及“会议邀请函”。

第十八条 办公室物业管理费、水电费、取暖费等固定费用，由行政人事部根据真实合法单据申请报销。

第十九条 未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由行政人事部报总经理批准酌情处理。

第三章 借款标准及流程

第二十条 借款标准

1、员工因公（因私一律不予借支）需要借款，一般不超过其1个月工资总额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）；

2、试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。

3、员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部领取现金；在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。

4、 员工办理完公司事务后，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回。

5

5、单笔借支或报销金额超过5000元，需要提前一天通知出纳备款。 第二十一条 借款流程

借款人填写借款单－部门经理审批－财务负责人审批－总经理审批－出纳审核并付款－借款人领款签字

第四章 费用审批管理

第二十条 费用审批管理

1、公司所有货币资金收付审批权限属公司总经理。

2、总经理外出时可以指定授权人（或电话授权），经公司财务负责人审核后予以支付，对不符合公司财务制度的单据，有权拒绝支付，总经理回来后要立即补办审批手续。

3、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。

4、货币资金支付的批准方式为书面形式。

5、公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准、谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。

6、报销人徇私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销；对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额1—5倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。

7、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签字准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%--50%的罚款。

8、因审核过失造成借款人未在规定期间内报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。

9、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附单据是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时审核并

6

经总经理审批后交与出纳付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。

10、出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司总经理、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。

第五章 附则

第十五条 本制度从 年 月 日起执行，解释权和修改权属行政人事部。

7