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件 编 号 规 范
*****************公司
二零一零年五月
北京****************公司 SZ-RR-文件编号规范-A/0.1
目 录
第一章 目的 ................................................................................................................................... 1 第二章 使用范围 ........................................................................................................................... 1 第三章 编号办法 ........................................................................................................................... 1
1.公司名称及项目名称约定 .................................................................................................... 1 2.日期表示 ................................................................................................................................ 1 3.文件版本编号 ........................................................................................................................ 2 4.技术文件命名 ........................................................................................................................ 2 5.其他文件的编号 .................................................................................................................... 3
5.1 公司规章制度和管理文件 ........................................................................................ 3 5.2 合同协议 .................................................................................................................. 3 5.3 传真 .......................................................................................................................... 4 5.4 电子邮件的命名规则 ................................................................................................ 4 5.5 外来文件 .................................................................................................................... 4 5.6 对外发文 .................................................................................................................... 5 5.7 会议纪要 .................................................................................................................. 5 5.8 其它文件 .................................................................................................................. 5
北京****************公司 SZ-RR-文件编号规范-A/0.1
第一章 目的
为确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转，特制定本规范。
第二章 使用范围
本规范适用于公司文件的编号管理和控制：
1.技术类文件：是指在公司的销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料；
2.其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等； 3.编号文件包括纸介文件以及电子文件。
第三章 编号办法
1.公司名称及项目名称约定
公司全称为：北京********* 本组织简称： 项目简称： 2.日期表示
格式：yyyy-mm-dd 或 yyyymmdd
yyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。
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mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。
dd: 用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示第15号。 例如：
2003-10-27 或 20031027 表示（2003年10月27日） 3.文件版本编号
下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： A.起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
B.版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。 版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
C.项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。 4.技术文件命名
格式：***-vnn-(AA-)BB-yy ***:项目缩写。 nn:版本号。 AA:子项目名称。 yy:文件版本号。 BB:工作过程名称：
例如：
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***-v1-需求说明书-0.1.1 ***-v1-系统测试计划-2.0
5.其他文件的编号
5.1 公司规章制度和管理文件
公司规章制度和管理文件的编号格式为：***(-DN)-TT.AB-SS/dd DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。 TT：大写英文字母，文件类型：
RR — 规章制度，指公司颁布执行的各种规章制度； QS — 质量管理文件，公司运转过程中的各类文件和记录。 AB：文件名称 SS：文件属性
存档：A属性； 保密：H属性 dd：文件版本号。
例如：
***-RR-考勤管理规范-A/1.1.2
5.2 合同协议
合同协议的编号格式为：yyyy ***-T-nnn yyyy：阿拉伯数字，签订合同的年份； T：合同类型
S-销售合同 P-采购合同 C-合作协议 H-劳动合同 O-其它合同 第 3页 共 6页
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nnn：合同流水号，流水号每年1月1日自动归0。 5.3 传真
发出的传真编号结构为：***-AA -R/S–BB-yyyymmdd-nn AA： 人员姓名；
BB：传真的主题（不超过15个汉字）； nn：流水号； yyyymmdd：表示日期。
R表示收到传真，S表示发出传真。
传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复、并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。
例如：
***-张三-R-台湾需求的回复-20100314-01 （表示在2010年3月14日收到从台湾发来的传真，主题为“台湾需求的回复”。）
5.4 电子邮件的命名规则
电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名。 5.5 外来文件
外来文件结构为***-RM-AA-yy- nnnn AA： 文件种类编号: RM：需求相关 yy：文件来源编号: nnnn：文件流水号。
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例如：
***-RM-台湾公司操作手册-01-0001
5.6 对外发文
指公司发给公司外部的通知、公函等。
对外发文格式为：yyyy ****（外）文字第nnn号 yyyy：阿拉伯数字，发文的年份 nnn：流水号，每年1月1日自动归0。 5.7 会议纪要
指公司内部会议的记录等。文件格式为***-yyyymmdd-M-AB-dd yyyymmdd:日期。
AB：会议主题（不超过15个汉字）。 dd：阿拉伯数字，文件流水号。
例如：
***-20030314-M-周例会-0001
5.8 其它文件
项目周报:***-vnn-yyyymmdd-周报-AB 周工作计划:***-vnn- yyyymmdd -周计划- AB 工作任务单:***-vnn- yyyymmdd -任务单- AB
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工作日报:***-vnn- yyyymmdd -日报- AB nn:版本号； yyyymmdd:日期； AB： 人员姓名。
例如：
***-v1-20030312-周报-张三 ***-v1-20030312-日报-李四
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