档案管理系统应用实施方案

档案管理系统应用实施方案

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1 导言 ............................................................................................................................ 4 1.1 1.2

目的 .................................................................................................................... 4 范围 .................................................................................................................... 4

2 3 4 5

概述 ............................................................................................................................ 5 运行环境 .................................................................................................................... 5 系统使用环境 ............................................................................................................ 7 后台功能模块-档案文件管理 .................................................................................. 8 5.1 5.2

系统登录地址及登录方式 ................................................................................ 8 系统界面构成 .................................................................................................... 8

6 档案文件管理 ................................................................................................................... 9

6.1文件批量上传功能 ................................................................................................... 9 7电子档案接收管理 .............................................................................................................. 10

7.1 电子档案接收上传 ................................................................................................ 10 8后台功能模块-档案编目著录 ............................................................................................ 10

8.1项目维护与著录 ..................................................................................................... 10 8.2案卷维护与著录 ..................................................................................................... 11 8.3文件维护与著录 ..................................................................................................... 12 9后台功能模块-档案信息检索 ............................................................................................ 12

9.1 项目-案卷检索视图.............................................................................................. 12 9.2 电子档案存储视图................................................................................................ 13 9.3 多维度综合查询.................................................................................................... 13 10后台功能模块-借出归还管理 .......................................................................................... 14

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10.1 档案借阅归还登记 .............................................................................................. 14 11后台功能模块-档案备份管理 .......................................................................................... 17

11.1 光盘备份记录...................................................................................................... 17 12后台功能模块-行为日志 .................................................................................................. 19

12.1 登录日志-查询.................................................................................................... 19 12.2 查询日志 ............................................................................................................. 19 12.3档案查看日志....................................................................................................... 20 13后台功能模块-系统配置 .................................................................................................. 20

13.1 角色管理 ............................................................................................................. 20 13.2 用户管理 .............................................................................................................. 23 14 退出使用 .................................................................................................................. 26

14.1 退出登录 ......................................................................................................... 26

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1 导言

1.1 目的

本文档是《档案管理系统应用实施方案》针对使用者所撰写的用户手册，在文档中我们通过对《档案管理系统应用实施方案》系统功能分类，进行了详细而具体的功能介绍。通过该文档可以使读者了解该系统的所用功能以及用户的具体权限。

该文档的目的是描述档案管理系统 项目的用户使用说明，其主要内容包括：     1.2 范围

该文档定义了系统提交产品的使用说明，主要描述了产品的使用环境要求以及用户使用操作流程。

运行环境 使用环境 操作说明 用户

本文档的预期读者是：

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2 概述

《档案管理系统 》是在线档案管理平台，开发语言PHP，它使用了B/S网络架构技术，运行在Apache服务器上，数据库系统为MySQL。此系统分为管理后台部分，管理后台提供档案文件管理、电子档案接收管理、档案编目著录、档案信息检索、借出/归还管理、档案备份管理、统计图标、行为日志、系统配置等应用。在公网或局域网内，使用者可从Internet网上查询信息和档案 并做预览。

系统平台允许特定用户大批量上传档案的电子文件；采用PDF转换技术，将上传的电

子文件做数据转换，实现文件内容网络终端无下载安全预览。本系统设计中注重了多项服务端处理软件的综合运用，提高系统的灵活性、可扩充性和可维护性。

3 运行环境

图K-1

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系统的运行环境如图－拓扑结构示意图（图K-1），所需的硬件及软件支持环境如下。

服务器端的环境要求（建议配置）: 硬件环境如下：

 WEB服务器

 服务器：CPU型号：酷睿i5以上； 内存8G  客户端机：CPU型号 :酷睿i3以上 ； 内存4G  网络：以太网（局域网）  数据库服务器

 存储服务器：CPU型号：酷睿i5以上 ;内存8G；2GB SCSI 硬盘*3；Raid

卡

软件环境如下：

 操作系统：Windows Server 2008  数据库: MySQL 5  开发工具包：WAMP

 WEB服务器：Apache Tomcat 6.0  浏览器：火狐浏览器、谷歌浏览器

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4 系统使用环境

硬件环境如下：

 CPU型号 :酷i3以上  内存：4G以上

 操作系统：Microsoft windows XP；Microsoft windows7 等  分辨率：推荐使用1024*768像素

本系统为B/S架构，需要电脑上安装现代浏览器即可使用，包括：

 微软IE10及以上；

 火狐浏览器、谷歌浏览器等。

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5 后台功能模块-档案文件管理

5.1 系统登录地址及登录方式

登录查询系统需要在浏览器地址栏输入地址，回车后即可以看到如下界面：

输入管理员用户名、密码后和验证码即可登录本系统。每个用户根据不同的用户权限，登录后会看到不同的功能。本手册将介绍全部的系统功能。

5.2 系统界面构成

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6 档案文件管理

6.1文件批量上传功能

文件上传：

选择某个文件夹（标记1），点击‘选中文件夹’按钮（标记2），就会在批量上传列表栏显示这个文件夹目录（标记3），点击‘选择文件’按钮，就可以选择这个文件夹下的文件，点击‘开始’上传按钮进行上传。 删除文件： 如果想要删除某个文件，可以选中并且打开这个文件夹，选择要删除的文件（标记A），点击‘删除文件’按钮（标记B）进行删除。

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7电子档案接收管理

7.1 电子档案接收上传

8后台功能模块-档案编目著录

8.1项目维护与著录

8.1.1 详细介绍

这是档案的所有分类的详细信息，系统的界面如下图所示：

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8.1.2 在选定分类下创建项目

1.在创建项目时要在标记“1”中选中某个分类然后再创建项目（‘在选定分类下创建项目’按钮）

2.在在标记“2”中项目基础信息栏填写具体信息

3.在在标记“3”中工程（项目）级通用著录单填写相关信息

8.1.3 删除选定项目

当想要删除某个项目时，可以打开指定的分类下选择这个项目，然后在标记“A”中点击‘删除指定项目按钮’。

8.2案卷维护与著录

8.2.1 删除所选文件夹

想要删除某个文件夹的时候，可以选中这个文件夹点击‘删除所选文件夹’按钮来删除这个目录。

8.2.2 创建同级文件夹

想要创建一个同级文件夹，可以选中一个文件夹作为同级目录，然后点击‘创建同级文件夹’按钮来进行创建。 8.2.3 创建子级文件夹

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想要创建一个子级文件夹，可以选中一个文件夹作为上级目录，然后点击‘创建子级文件夹’按钮进行创建。

8.3文件维护与著录

8.3.1 功能介绍

1.通过在标记“1”中文件夹路径选中文件，在标记“2”中文件预览框就会显示此文件的图像信息

2.在标记“3”中卷内目录维护里可以点击标记“A”中‘增加卷内目录’按钮可以增加卷内目录，然后填写一些相关的目录信息，在标记“B”中点击‘保存’按钮即可，在标记“C”中点击‘还原变更’按钮则可以撤销所有动作。

9后台功能模块-档案信息检索

9.1 项目-案卷检索视图

选择并且打开档案的分类，选中想要查看的文件，然后就可以在右侧‘案卷文件预览’栏看到这个文件的详细信息视图。

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9.2 电子档案存储视图

选择文件夹目录打开并且选中要预览的文件，然后可以在右侧的‘案卷文件预览’栏可以看到这个文件的详细信息视图。

9.3 多维度综合查询

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在上方的查询栏输入想要查询的项目名称、项目ID、案卷名称、文件名称等要查询的条件，点击‘查询’按钮进行查询，查询出来的结果会显示在‘文件查询结果’信息栏中，在‘文件查询结果’栏中，点击任意一个查询到的目录，则会在右边‘文件预览’区域看到这个目录的详细图像信息。

10后台功能模块-借出归还管理

10.1 档案借阅归还登记

10.1.1 档案借阅记录查询

在查询区域输入借阅人、借阅起始时间和终止时间等条件进行查询。

10.1.2 新增档案借阅记录

点击‘新增’按钮，然后填写借出时间、借阅人、馆方交接人、借阅资料详细内容，最后点击‘保存’按钮即可。

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10.1.3 批量删除借阅记录

选中要删除的记录，点击‘批量删除’按钮，即可删掉。

10.1.4 借出信息

点击‘借出信息’按钮，可以查看并且更改借出的时间、日期等信息。如若更改，则要点击‘保存’按钮。

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10.1.5 归还信息

点击‘归还信息’按钮，可以查看并且更改归还的时间、日期等信息。如若更改，则要点击‘保存’按钮

10.1.6 删除

如若想要删掉某条借阅记录，可以选中这条记录并且点击‘删除’按钮，即可删掉。

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11后台功能模块-档案备份管理

11.1 光盘备份记录

11.1.1 档案备份记录查询功能

11.1.2 档案备份记录查询新增功能

点击‘新增’按钮，填写备份记录标题、备份时间、备份操作人、数据备份详细内容等信息，点击‘保存’按钮就可以增加一条新的记录。

11.1.3 批量删除

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把想要删除的备份记录选中，点击‘批量删除’按钮即可删掉。

11.1.4 修改备份记录

选中一条想要修改的记录，点击‘修改’按钮，在备份记录标题、备份时间、备份操作人、数据备份详细内容中填写要修改的信息，点击保存即可修改完成。

11.1.5 删除备份记录

想要删除掉某一条记录，点击‘删除’按钮，则可以把这条记录删掉。

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12后台功能模块-行为日志

12.1 登录日志-查询

这是查询用户登录的历史记录，可以通过条件来查询某个用户的登录。

12.2 查询日志

这是查询用户查询过的历史记录，可以通过条件来查找历史的查询记录。

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12.3档案查看日志

这是查看 档案查看日志的历史记录，可以通过设置条件来查询。

13后台功能模块-系统配置

13.1 角色管理

13.1.1 角色查询

设置角色ID、角色名、创建的起始时间和终止时间来查询角色

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13.1.2 新增角色

点击‘新增’按钮，填写角色名、失效时间、角色描述信息，点击‘保存’按钮，即可完成角色添加。

13.1.3 批量删除角色

选中要删除的角色，点击‘批量删除’按钮，即可完成删除。

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13.1.4 编辑角色

想要更改某个角色信息，可以点击‘编辑’按钮，然后再角色名、失效时间、角色描述信息等输入框里输入要修改的信息，点击‘保存’按钮即可完成。

13.1.5 删除角色

想要删除某个角色，可以选中这个角色通过点击‘删除’按钮来进行操作。

13.1.6 授权

想要给这个角色某些权限，点击‘授权’按钮会弹出一个角色功能授权功能框，单击功能条目背景颜色变成绿色则为选择成功，可以选择一个或者多个权限。最后点击保存按钮完成。

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13.2 用户管理

13.2.1 用户的查询功能

可以设置用户ID，用户名、真实姓名、创建的起始时间和终止时间这些条件来查询用户。

13.2.2 用户的新增功能

想要新增一个用户，可以点击‘新增’按钮，填写用户ID、用户名、密码、再次输入密码、真实姓名、电子邮件、性别、失效时间、座机、手机号等详细信息来进行创建，最后点击‘保存’按钮完成。

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13.2.3 用户的批量删除

想要删除某些用户，可以选中这些用户，然后点击‘批量删除’按钮来操作。

13.2.4 编辑用户

想要修改某个用户的信息，可以点击‘编辑’按钮来进行操作，填写用户ID、用户名、密码、再次输入密码、真实姓名、电子邮件、性别、失效时间、座机、手机号等着信息来修改，最后点击‘保存’按钮完成。

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13.2.5 删除用户

想要删除某个用户，则选中这个用户点击‘删除’按钮操作，就可以删掉。

13.2.6 用户授权

想要给某个用户绑定一些权限，点击‘授权’功能，选择要给的权限，单击并且背景颜色变为绿色则为选择上，点击‘保存’按钮为绑定成功。

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14 退出使用

14.1 退出登录

为保障信息安全和帐号安全，系统使用完毕后请务必退出系统，或关闭浏览器。如下图所示：

文档结束谢谢观看!!!