《经济师）２０１０年第１期 ●档案管理 怎 样 做 好 档 案 理 工 作 ●傅蓉 摘要：文章论述了人事档案工作在开发人力资源，促进经济发展 使用工作。 中的重要作用，对做好人事档案管理工作提出了要求。 编写案卷目录时，要用碳素墨水，字迹书写工整准确，眉目清楚，字 关键词：人事档案管理 重要Ｉ｝生 工作要求 迹美观，装订整齐，无金属物。对于破损的材料要裱糊修整，看不清的材 中图分类号：Ｇ２７１ 文献标识码：Ａ 料要复制，实现人事档案材料的完备、规范统一、使用方便、排列整齐美 文章编号：１００４－４９１４（２０１０）Ｏｌ一２８９—０１ 观。 五、强化利用。建立人才信息库 人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提 加强人事档案的管理工作，进一步开发人才资源，是社会主义市场 供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经 经济建设的需要，也是科学利用人才资源的基础工作 人事档案是社会 历和德才表现．以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料 主要是由 公共信息非常重要的组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学 人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的， 历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源，ｆ发管理的角度来看 是个人经历、学历、社会关系、思想晶德、业务能力、工作状况以及奖励处 人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原 罚等方面的原始记录．是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然 始资料和数据。按照被管理人员的类别如姓名、年龄、文化程度、技术特 情况的真实反映．．由于档案具有真实性、原始性，因此具有其它任何材料 长、求职愿望等，分门别类，造册登记，数据录入，形成一套完整的信息资 不可替代的依据和凭证作用＝做好人事档案管理工作，是开发和利用人 料，使人才信息一查即出，一索即得。人才库可以推动当地人力资源的合 力资源，为经济建没服务的一项重要工作。 理优化配置：为领导决策提供有效地服务，提高人事档案的利用效率．从 一、加强领导。建立制度 而更好的为社会经济快速发展提供人才保障 人事档案管理人员应积极宣传《档案法》和中央组织部、国家档案局 六、强化人事档案管理人员职责 《干部档案管理条例》，争取领导的重视和各部¨之间的相互协作，把人 档案记载着一个人成长的轨迹，记载着身份、党团组织关系、学历、 事档案工作列入机关的议事日程，纳入主管领导的工作目标责任书。结 经历、职称、政审情况以及人才能力、性格、工作作风、思想政治表现等许 合本地实际情况，在档案管理部ｆ】的指导下，制定一套管理办法，如档案 多情况，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人转正定级、职称申 的接受、传递、查阅、保管、建立人＿才库制度。 报、办理养老保险等．都需要档案“说话”，它的作用不可被取代，如果没 二、精通业务，注重质量 有档案，单位和个人的权益都无从得以保障；从某种意义上说，它甚至可 人事档案管理是档案管理的分支学科。人事档案管理人员要刻苦钻 以决定一个人的命运。因此人事档案管理人员必须做到：严格按照管理 研档案管理专业，热爱本职工作。要熟悉人事活动中形成的反映干部情 权限．保管应管人事档案，为国家积累档案史料；及时收集、鉴别和整理 况的材料，如履历、自传、鉴定考核考察、学历和评聘专业技术职务等材 人事档案材料；依照规定的程序办理人事档案的查阅、借阅的转递；及时 料。同时还要学习组织人事部ｆ】颁发的有关档案１ 作的相关业务知识， 登记人员职务、工资的变动情况；为有关部门提供所需人员档案信息；做 开阔思路，不断提高业务水平：同时．人事档案管理工作者还要具备较强 好人事档案的安全保密、保护工作；调查研究人事档案 ｌｒ作情况，制定规 的责任意识、奉献意识和大局意识，什愿吃苦，不图名利，一心一意做好 章制度．搞好人事档案的业务建设和宏观业务指导；推广、应用人事档案 档案工作一 现代化管理技术。定期向档案馆（室）移交离、退休及死亡人员的档案 三、健全档案。拾遗补缺 七、严格制度。科学管理 在整理人事档案时。要注重收集档案材料，拾遗补缺．发现缺少的材 人事档案必须专人负责，把档案保密工作放在首位．管理人员应严 料及时向交接单位索要或询问本人，如有丢失应主动与单位联系，及时 格按照“三专”、“ｊ不准”办事，建立一些必要的检索工具，使人事档案有 补齐。人事档案内容复杂，案卷内常有材料的收入取出，如１：资调整、年 条不紊，给人事档案管理逐步实现标准化、现代化、科学化打好基础。开 度考核、调配录用、职称晋升材料等 因此不得拖延，要及时传递归档，保 发使用人事档案必须按照规定程宁办事，设立检索一ｒ：具和专门档案阅览 证归档材料完整齐全，符合要求，维护人事档案的安全，定期总结经验， 室，配备服务用品，热情积极主动地为利用者提供服务 做到档案材料不 研究解决档案接收过程中存在的问题 出门，开发方法多方面，使用渠道多层次，从而更好的为人事干部的选 四、规范统一。鉴别分类 配，工资的调整，人才资源的有序流动等工作提供服务．．充分发挥人事档 按照案卷“完整、真实、精炼、实用”的要求，对人事档案要编写统一 案材料的作用，给市场经济提供人才信息，为有关部¨领导提供决策依 分类大纲．对…些难以掌握的类别，及时请教档案管理部门，确保分类的 据。保证人才开发使用工作这一系统工程的良性循环 准确。卷内材料排列，遵循材料形成的时间先后．按类别顺序．以分类要 （作者单位：文水县人事局山西文水¨３２ｌｆｌｆ１） 求排列，使立卷材料鉴定分类准确细致．排列有序，便于人才资源的开发 （责编：郑钊） ３．陈仰珊，张惠梅．休闲文化的产生与都市 ２００２．２１（１２） 西太原０３（）０１２） 图书馆服务策略的调查＿Ｊ］．图书馆杂志， （作者单位：山西省人民医院图书馆 山 一２８９—